Aktualności

05.11.2018
Zmiany w przechowywaniu akt pracowniczych

Zmiany w przechowywaniu akt pracowniczych

Ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357) wprowadzono nowe przepisy, które zmieniają długość okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt pracowniczych, w tym  możliwość ich elektronizacji.
Na mocy niniejszej ustawy, od 1 stycznia 2019 r.  pracodawcy będą mieli obowiązek przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników przez 10 lat.

10-letni okres przechowywania dokumentów dotyczy pracowników:

• zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.
• zatrudnionych w latach 1999 a 2019, pod warunkiem, że pracodawca złoży do ZUS:
                ◦ oświadczenie (ZUS OSW) oraz
                ◦ raport informacyjny (ZUS RIA). Ważne! Okres 10-lat biegnie od końca roku, w którym złożono  raport informacyjny).


Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat i nie ma znaczenia, czy osoba ta jeszcze pracuje, czy nie. Na dotychczasowych zasad pozostaje obowiązek przechowywania przez pracodawców  dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników wykonujących prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej, tj. obowiązek ten wynosi 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy

Skrócony okres przechowywania akt pracodawca będzie mógł zastosować dla dokumentów wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.

Art. 948 Kodeksu Pracy w brzmieniu od 01.01.2019 r. stanowi:
§ 1. Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą.
§ 2. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
§ 3. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Z powyższego przepisu wynika, że od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie mógł wybrać formę w jakiej będzie prowadził akta osobowe.

W przypadku pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r., i którzy już nie pracują, można skrócić okres przechowywania dokumentów.
W tym celu należy złożyć oświadczenie i przekazać do ZUS tzw. raporty informacyjne za pracowników i zleceniobiorców, których zatrudniałeś w latach 1999 – 2018.

Pragniemy poinformować, że System Millennium od wersji 2.4. udostępnia moduł e-teczki dający możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.
O szczegółach informować będziemy Państwa w Aktualnościach.

30.10.2018
12 listopada 2018 r. dniem wolnym od pracy

12 listopada 2018 r. dniem wolnym od pracy

W związku z pracami nad ustawą wprowadzającą w dniu 12 listopada 2018 roku dzień świąteczny, prowadzimy prace nad aktualizacją dostosowującą wymiar czasu pracy do przepracowania, zgodnie z zapowiadaną ustawą.

Udostępnienie użytkownikom zaktualizowanych norm czasu pracy  nastąpi dopiero po przyjęciu ustawy. 

30.08.2018
Rząd przyjął projekt ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych

Rząd przyjął projekt ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych

Pracodawcy będą tworzyć PPK dla wszystkich osób zatrudnionych (np. pracowników na etacie i zatrudnionych na umowie-zleceniu).

Obowiązek zawierania umów o zarządzanie PPK będzie wprowadzany stopniowo:
   • od 1 lipca 2019 r. dla podmiotów, które zatrudniają co najmniej 250 osób;
   • od 1 stycznia 2020 r. dla podmiotów zatrudniających co najmniej 50 osób;
   • od 1 lipca 2020 r. dla podmiotów zatrudniających co najmniej 20 osób;
   • od 1 stycznia 2021 r. dla pozostałych podmiotów oraz osób zatrudnionych  w jednostkach sektora finansów publicznych.

Każdy zatrudniony zostanie zapisany do programu automatycznie, ale będzie mógł się z niego wycofać - czyli oszczędzanie w PPK będzie dobrowolne. 
Jednocześnie uczestnik PPK, który zrezygnował z udziału w programie, w każdym momencie będzie mógł ponownie do niego przystąpić.
Wpłaty do PPK będą dokonywane przez podmiot zatrudniający i uczestnika programu.

Bomark Systemy Informatyczne przeprowadzi konfigurację Millennium ułatwiającą działania w związku z PPK.

 

08.06.2018
e-ZLA w Millennium

e-ZLA w Millennium

Zwolnienia lekarskie na papierowym formularzu (ZUS ZLA) mogą być wystawiane jeszcze tylko do końca listopada 2018 r.
Od 1 grudnia 2018 r. lekarze będą już wystawiać wyłącznie zwolnienia elektroniczne.
Wystawione przez lekarza e-ZLA zostanie przekazane do ZUS automatycznie dzięki czemu pacjent nie musi dostarczać zwolnienia pracodawcy (w przypadku pracowników) albo ZUS (m.in. w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą).

Pragniemy przypomnieć, że System Millennium posiada funkcjonalność przyjmowania e-ZLA już od 1.03.2016r.

 

28.05.2018
Split payment w Millennium

Split payment w Millennium

1 lipca br. zaczyna obowiązywać w Polsce mechanizm podzielonej płatności tzw. split payment.

Regulacje dotyczą płatności za towar czy usługę zakupioną od podmiotów gospodarczych, czyli relacji B2B.
Od lipca płatność będzie realizowana na dwa odrębne rachunki bankowe: wartość netto zakupu będzie wpłacana bezpośrednio na rachunek bankowy dostawcy, natomiast wartość VAT na jego specjalne konto (rachunek VAT).
Firmy, które planują wykorzystać split payment powinny zaktualizować Millennium do nowych wymogów prawnych.

O gotowości do aktualizacji Millennium powiadomimy na naszej stronie oraz w kierowanych do Państwa indywidualnie pismach.

23.05.2018
Aktualizacja Millennium w związku z RODO

Aktualizacja Millennium w związku z RODO

Pragniemy poinformować, że od dnia 21.05 dostępna jest aktualizacja do wersji 2.2.0.6253 (następnie dostępne będą kolejne aktualizacje).
Zawiera ona zmiany odnośnie RODO:
- użytkownik ma możliwość wyszukiwania informacji zapisanych w logu systemowym,
- źródeł danych, z których pochodzą dane osobowe nieotrzymane od pracownika,
- odbiorców, do których wysyłane są dane osobowe z Systemu Millennium,
- sprzeciwów pracowników dotyczących przetwarzania ich danych osobowych,
- eksportu danych do formatu XML na życzenie pracownika.

RODO

 

07.05.2018
Pracownicze Plany Kapitałowe w Millennium

Pracownicze Plany Kapitałowe w Millennium

Planujemy zmiany w Systemie Millennium związane z wprowadzeniem Pracowniczych Planów Kapitałowych. O szczegółach poinformujemy w późniejszym terminie.

02.05.2018
System Millennium a RODO

System Millennium a RODO

W treści posłużymy się następującymi definicjami:
Administrator – podmiot korzystający z licencji Millennium ERP.
Bomark Systemy Informatyczne Sp. z o.o. - Podmiot przetwarzający, Spółka.
IT – osoby odpowiadające za nadanie uprawnień użytkownikom do zakresu danych osobowych, działające w imieniu Administratora.
Użytkownik – osoba posiadająca login i hasło do Oprogramowania w celu prowadzenia działań w oparciu o otrzymane uprawnienia do określonego zakresu danych.
Oprogramowanie – System Millennium ERP
Log, ślad kontrolny – zapisywana przez Oprogramowanie historia czynności Użytkownika od momentu zalogowania do wylogowania.
Szyfrowanie – usługa bazy SAP SQL Anywhere OEM zintegrowanej z Oprogramowaniem.

Z uwagi na fakt, że od dnia 25 maja 2018 r. zaczyna obowiązywać Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO informujemy, że oferowane Oprogramowanie spełnia założenia dotyczące bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych określone w RODO adekwatne do charakteru, celu, zakresu i ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych.
Bomark dokonał oceny przydatności zabezpieczeń loginów i haseł, wymuszania stosowania polityk haseł, prowadzenia śladu kontrolnego działań użytkowników (logu), przydzielanych indywidualnie użytkownikom poziomów uprawnień do danych oraz stosuje te techniki w takim zakresie, w jakim są potrzebne do zapewnienia poziomu bezpieczeństwa danych odpowiedniego do ustalonego ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, przy ich przetwarzaniu.

Realizacja postanowień art. 5 ust. 1 pkt. f RODO za pośrednictwem dostarczanego Oprogramowania, realizowana jest poprzez:
a) zabezpieczenie dostępu do danych. IT ma możliwość tworzenia użytkowników, tj. przypisania pracownikowi osobnego konta w Oprogramowaniu. Dostęp do danych zabezpieczony jest poprzez uwierzytelnienie użytkownika przy pomocy jego identyfikatora (loginu) i hasła oraz wymuszanie stosowania polityki zmiany haseł.
b) Oprogramowanie rejestruje w logu rozpoczęcie pracy użytkowników oraz ich działania do momentu wylogowania. Użytkownik uzyskuje dostęp jedynie do tych danych lub zakresu danych do których otrzymał uprawnienia. Uprawnienia do danych, modyfikowanie lub anulowanie tych uprawnień bądź dostępu ustalane mogą być indywidualnie przez IT w zależności od zakresu obowiązków danego użytkownika, miejsca w strukturze. W gestii IT jest nadanie użytkownikom jak najniższych uprawnień, jakie są im niezbędne do wykonywanej pracy związanej z przetwarzaniem danych osobowych.
c) możliwość wglądu do informacji zawartych w logu przez IT – w dniu 18 maja udostępnimy Państwu aktualizację wersji oprogramowania.
d) możliwość przekazania danych pracownikowi na jego wniosek  w postaci elektronicznej – w dniu 18 maja udostępnimy Państwu aktualizację wersji oprogramowania.
e) rejestrowanie źródła pozyskania danych – w dniu 18 maja udostępnimy Państwu aktualizację wersji oprogramowania.
f) rejestrowanie informacji komu i kiedy udostępniono dane - w dniu 18 maja udostępnimy Państwu aktualizację wersji oprogramowania.
g) możliwość odnotowania wniesionego sprzeciwu – formularz – w dniu 18 maja udostępnimy Państwu aktualizację wersji oprogramowania.
h) w przypadku ustania stosunku pracy, dostęp dla danego użytkownika Oprogramowania wygasa, gdy istnieje powiązanie z kartoteką osobową w module Kadry Millennium.
W sytuacji braku modułu Kadry Millennium za pozostające jako aktywne konta odpowiada IT.
i) szyfrowanie bazy danych - Spółka na Państwa żądanie może włączyć zaszyfrowanie bazy danych Oprogramowania. Informacje zawarte w Państwa bazie danych zostaną zmienione w taki sposób, że nie będzie możliwe ich odczytanie w przypadku kradzieży.
j) zabezpieczenie bazy danych przed przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem może ułatwić zastosowanie usługi Live Backup jako usługi bazy SAP Sybase SQL Anywhere. Gdy baza danych znajduje się na Państwa serwerach to właściciel serwera zabezpiecza bazę m. in. poprzez wprowadzenie rozwiązań polegających na automatycznym wykonywaniu kopii zapasowej bazy danych na innym serwerze oraz wykonywanie kopii bazy danych na zewnętrznym nośniku danych i przechowanie w odrębnej lokalizacji. Bomark może udzielić Państwu wsparcia w zakresie uruchomienia usługi Live Backup bazy SAP Sybase SQL Anywhere.
k) Ponadto, Spółka oferuje usługę udostępniania własnej infrastruktury sprzętowej (hosting), w ramach której kopia bazy danych przechowywana jest na serwerach Spółki (dzięki czemu Administrator ma gwarancję, że dane osobowe są przechowywane na terenie kraju członkowskiego Unii Europejskiej). Jednocześnie Spółka na bieżąco wykonuje kopię przechowywanych danych na osobnym serwerze posiadającym stosowne zabezpieczenia, w tym zabezpieczenia przeciwpożarowe. Świadczymy również usługi w modelu SaaS.

Zasada privacy by default jest stosowana na etapie projektowania, wdrożenia oprogramowania oraz w okresie nadzoru autorskiego. Zakres przetwarzania danych jest na poziomie, który jest niezbędny do zakładanego podstawowego i bazowego sposobu korzystania z Oprogramowania.