Program realizuje postanowienia ustaw:
Emerytalnej wraz z przepisami wykonawczymi
Ustawy o Ochronie Danych Osobowych wraz z przepisami wykonawczymi o Rachunkowości
Możliwość zdefiniowania struktury organizacyjnej firmy oraz zależności służbowych
Kalendarz modyfikowany na każdym węźle struktury
Możliwość wprowadzenia struktury wielooddziałowej i wielofirmowej z dowolną ilością zdefiniowanych płatników.
Możliwość zamykania starych i otwierania nowych wątków z dowolnym zakresem dat obowiązywania, co umożliwia łatwe sprawdzenie wyglądu struktury z dowolnego okresu historycznego lub zaplanowanie jej na przyszłość.
Możliwość planowania etatów: dla określonych grup pracowników, dla dowolnego okresu, związanej z tym analizy oraz raportowanie wakatów zintegrowane z modułami szkoleń i oceny kadrowej - obsługa kadry zastępczej.
Możliwość zdefiniowania dowolnej ilości cech każdego węzła i przypisania im wartości na potrzeby raportowania dowolnie grupującego/sortującego węzły.
Możliwość prowadzenia analiz przekrojowych na dowolnym poziomie struktury, w obrębie wszystkich płatników, w dowolnym okresie czasu, z możliwością analiz porównawczych różnych okresów.
· Możliwość dokonywania aktualizacji wbudowanych słowników -kody ZUS, Urzędy Skarbowe, PIT, GUS itp.
· Możliwość wprowadzenia koniecznych zmian kodów słownika, bez utraty wcześniejszych kodów słownikowych, poprzez wprowadzenie nowej wersji kodów słownika.
· Możliwość modyfikacji lub tworzenia nowych grup słownikowych.
· Możliwość użycia istniejących i nowych słowników w budowaniu nowych formularzy.
· Możliwość zdefiniowania dowolnej ilości wariantów ubezpieczeń ZUS pozwalających określić czy dana składka jest płacona czy nie i kto ją opłaca.
· Możliwość zdefiniowania dowolnej ilości świadczeń ze szczegółową definicją ich wyliczania – które przekładają się na automatyczne obliczanie podstawy urlopu z uwzględnieniem indeksacji przeszeregowań, zmiany wstecznej kalendarza pracy pracownika (korekty), budowanie kilku podstaw urlopowych ze składników z dowolnej ilości miesięcy.
Kartoteka ta może być dowolnie rozbudowywana o nowe tabele, formularze i pola -mechanizm budowania formularzy jest uniwersalny, dostępny dla użytkownika i opiera się na tych samych zasadach. Pola formularzy mogą być typów prostych -np. kontrolka edycji daty z kalendarzem, liczby z kalkulatorem, pole wyboru, lista rozwijana, grafika, tekst opisowy -lub też typów złożonych -np. odwołanie do drzewa struktury organizacyjnej lub zdefiniowane, jako wyrażenie wiążące różne dane (np. odwołanie do członka rodziny w formularzu socjalnym).
Edycja może się odbywać w formie formularzowej lub tabelarycznej. Wartość każdego pola podlega datowemu zakresowi obowiązywania, Śledzone są wszystkie zmiany (historyczne wartości pola można przeglądać lub wykorzystywać raportach), dane nie są fizycznie usuwane z bazy danych. Każde pole może mieć zdefiniowaną akcję po zmianie (np. przeliczenie kwoty) oraz warunek, kiedy wartość może podlegać modyfikacji. Szczegółowy system uprawnień„ pozwala na zdefiniowanie indywidualnych formularzy dla grup lub indywidualnych użytkowników, m.in. uprawnienia mogą być ustalane ze szczegółowością, co do pola i trybu dostępu (brak, odczyt, zapis).
Program wspomaga ustawę o ochronie danych osobowych, rejestrując i umożliwiając przegląd wszystkich dostępów do danych osobowych pracownika, np. przy otwarciu formularza, wydrukowaniu raportu lub dokumentu (następnie umożliwiając raportowanie z uwzględnieniem, kto, kiedy i z jakiego modułu wykonał dostęp, jeżeli dane były przekazane to, dla kogo). System Śledzi modyfikacje wszystkich danych wraz z zachowaniem informacji, co i na co się zmienia -informacja ta może być potem Łatwo przeszukiwana przez administratora.
Cechy i możliwości generowania raportów opisuje osobna część niniejszego dokumentu -System jest zaopatrzony w predefiniowane druki umów i raporty. Na etapie wdrożenia są one dostosowywane do indywidualnych potrzeb użytkowników. Gromadzone dane kadrowe umożliwiają stworzenie przekrojowych analiz pod kątem dowolnej danej zawartej w kartotece osobowej. Wszystkie indywidualne wydruki dla pracowników mogą być generowane seryjnie dla wyfiltrowanej i zawężonej grupy osób.
Prowadzenie ewidencji odzieży roboczej, jej rozmiarów i podstawowych okresów eksploatacji na stanowiskach pracy.
Moduł zintegrowany jest z kartoteką osobową i płacami -w pełni obsługuje automatyczne wypłacanie dodatków na głównych listach płac i/lub dodatkowych.
Ewidencja firm szkoleniowych, ofert i terminów szkoleń.
Ewidencja pracowników firm szkoleniowych.
Ocena szkoleń (od strony reakcji uczestników, stopnia opanowania wiedzy i umiejętności, podniesienia efektywności pracy oraz opłacalności finansowej).
Wartościowanie firm szkoleniowych (ocena metod, materiałów szkoleniowych, umiejętności osób prowadzących).
Kartoteka osobowa oparta jest na module kadrowym - jej definiowanie jest identyczne w stosunku do niego i podlega tym samym regułom.
Możliwość rozliczenia czasu pracy następuje na podstawie danych wprowadzonych do systemu kadrowego. Istnieje możliwość wprowadzenia absencji w programie Płace, w tym zakresie funkcjonalność jest identyczna jak w pozostałych modułach.
Możliwość prowadzenia pełnej kartoteki świadczeń za pomocą Edytora świadczeń, który zawiera wszelkie niezbędne informacje dotyczące m.in.:
· rodzaju świadczenia,
· daty,
· liczby dni,
· stawki dziennej,
· składników przyjętych do obliczenia stawki dziennej,
· ilości osób na które jest wypłacane świadczenie.
Wspólna z kadrami możliwość ewidencjonowania druków ZLX.
Możliwość automatycznego wyliczania stawki dziennej dla poszczególnych rodzajów świadczeń wraz z możliwością wprowadzenia modyfikacji obliczonych przez program kwot (dla wyliczonych świadczeń można wprowadzić zwolnienia lekarskie, wydrukować kartę zasiłkową i asygnatę zasiłkową).
Naliczanie składek ZUS zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Automatyczne sumowanie składek ZUS ze wszystkich list płac oraz prowadzenie archiwum zbiorczego (obejmuje zestawienie list płac z sumami poszczególnych rodzajów składek naliczanych zgodnie z obowiązującymi przepisami) i indywidualnego (zawiera komplet danych dotyczących naliczonych i odprowadzonych składek poszczególnych osób).
Kontrola podstawy do naliczania składek emerytalnej i rentowej dla pracownika narastająco i zaprzestanie ich potrącania w przypadku osiągnięcia kwoty określonej w przepisach oraz możliwość obsługi przypadków, gdy pracownik osiąga dochody z innego źródła, które stanowią podstawę składek emerytalnych i rentowych.
Obsługa składek naliczanych z tytułu urlopu wychowawczego i zasiłku macierzyńskiego.
Eksport danych do programu Płatnik, wraz z ich wstępną weryfikacją - obsługiwane deklaracje to RCA, RSA, RZA, DRA.
Program zawiera wszystkie dane identyfikacyjne firmy oraz dane personalne pracowników – dane wprowadzone w programie kadrowym są automatycznie widoczne w systemie płacowym.
Program zawiera wykaz urzędów skarbowych, istnieje możliwość dodania nowej pozycji lub zmian w już istniejących.
Możliwość definiowania skali podatkowej dla danego roku podatkowego, kosztów uzyskania przychodów i ulg.
Możliwość wydruku deklaracji: PIT-11, PIT-8B, PIT-40, PIT-8A, PIT-4, IFT według obowiązującego stanu prawnego oraz przeglądanie deklaracji już wydrukowanych. Istnieje również opcja dopisywania wyrównań, które będą uwzględniane przy drukowaniu deklaracji podatkowej.
Seryjne wystawianie i drukowanie deklaracji dla pracowników.
Możliwość seryjnego oraz indywidualnego wysłania deklaracji do e-deklaracji bezpośrednio z programu, możliwość pobrania UPO.
X. Raportowanie i analizy
Podlega zasadom generowania i modyfikacji przedstawionym w osobnej części – wszystkie raporty są dostosowywane pod kątem wymagań Zamawiającego.
XI. Przelewy
Moduł obsługuje przelewy na kilka różnych kont bankowych, z uwzględnieniem podziału kwotowego lub procentowego; umożliwia zdefiniowanie przelewów pracowniczych na konta, których pracownik nie jest właścicielem. Obsługa formatu przelewów elektronicznych jest niezależna i dostosowana do różnych formatów, m.in. MultiCash, VideoTel.
XII. Rozdzielnik
W dowolnej chwili można wygenerować rozdzielnik dla wypłat z okresu historycznego, oraz w przód przy tworzeniu list mających za zadanie symulację wypłat/kosztów. Jest on eksportowany w postaci elektronicznej do zewnętrznego systemu księgowego lub udostępniany dla modułu FK, z możliwością wydruku i zapisania w archiwum dokumentów. Jego definicja pobierana z szablonu może być zmieniana dla pojedynczej wypłaty, a każdy algorytm płacowy może mieć zdefiniowanych kilka schematów generujących rozdzielnik (przydatne w przypadku tworzenia list jednorazowych z „anonimowym”, wcześniej nieprzewidzianym składnikiem - składnikami ogólnymi). Obliczanie kosztów podlega ogólnym zasadom raportowania – możliwe jest tworzenie analiz przekrojowych z uwzględnieniem dowolnego okresu/okresów historycznych, z dowolnymi kryteriami grupowania.
XIII. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Ewidencja wszystkich świadczeń przyznanych pracownikom.
Automatyczne rozliczenie podatku, z uwzględnieniem możliwości przeniesienia go na główną listę płac.
Ewidencja spłat zadłużenia, prowadzenie sald, możliwość tworzenia eksportu rozliczeń do systemu księgowego lub autoryzacji dla modułu Finanse i Księgowość.
Integracja z potrąceniami na listach wypłat.
Możliwość wykonania przelewów, integracja z modułem przelewów, uwzględniająca eksport elektroniczny w standardowych formatach (Multicash, VideoTel, itp.).
