Aktualności

30.11.2018
Elektroniczne ZUS ZLA

Elektroniczne ZUS ZLA

Szanowni Państwo,

Od 01.12.2018r. zaświadczenia lekarskie ZUS ZLA są wystawiane już tylko drogą elektroniczną. Tym z Państwa, którzy nie posiadają jeszcze funkcjonalności pozwalającej na import plików ZLA przygotowaliśmy wersję programu 2.2.6259, pozwalającą na import plików ZLA.
Wersja zwiera również szereg modyfikacji związanych z wdrożeniem dyrektywy RODO. Zainteresowanym prześlemy opis tych zmian.
Prosimy o informację o dogodnym dla Państwa terminie aktualizacji. Aktualną wersję programu będziecie mogli Państwo również samodzielnie pobrać pod wskazanym przez nas adresem po wcześniejszym uzgodnieniu z nami daty pobrania zmian.


Jednocześnie informujemy, że jeszcze w grudniu udostępnimy kolejną wersję oprogramowania zawierającą dalsze modyfikacje. O szczegółach poinformujemy Państwa w odrębnej korespondencji.

23.11.2018
Nowe deklaracje i druki ZUS od 1 stycznia 2019 r.

Nowe deklaracje i druki ZUS od 1 stycznia 2019 r.

Nowości, które zostaną wprowadzone od 1 stycznia 2019 r., w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją,  to:

• nowy zakres danych w ZUS DRA i ZUS ZWUA,
• nowy zakres danych w Informacji miesięcznej i Informacji rocznej,
• nowy miesięczny raport imienny ZUS RPA o przychodach oraz szczególnych okresach pracy,
• nowe druki ZUS OSW i ZUS RIA dotyczące pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.

Od 1 stycznia 2019 r. płatnicy składek będą zobowiązani do przekazywania do ZUS wszystkich informacji niezbędnych do przyznania i ustalenia wysokości świadczeń emerytalno-rentowych.

Druk ZUS ZWUA będzie dodatkowo zawierał:
• dane o dacie i trybie rozwiązania umowy o pracę,
• podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,
• informację, z czyjej inicjatywy umowa została rozwiązana.

Formularz ZUS RPA będzie zawierał dodatkowe informacje dotyczące przychodów jako uzupełnienie podstawowych raportów miesięcznych. Nie będzie przekazywany za każdy miesiąc, a jedynie za okresy, w których wystąpi: przychód wypłacony w danym miesiącu, ale dotyczący innego roku kalendarzowego, wypłata, obok świadczeń z tytułu niezdolności do pracy lub świadczeń związanych z macierzyństwem, elementu wynagrodzenia, od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,  czy też  okres wykonywania pracy nauczycielskiej.
Nowe druki ZUS OSW i ZUS RIA są związane bezpośrednio ze skróconym okresem przechowywania dokumentów pracowniczych. Krótsza archiwizacja będzie możliwa w odniesieniu do pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., tylko pod warunkiem złożenia do ZUS dwóch druków, a mianowicie:

• oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ZUS OSW – to deklaracja pracodawcy zobowiązująca do złożenia raportów ZUS RIA za wszystkich pracowników zatrudnionych w w/w okresie. Przekazanie danych pracowniczych do ZUS stanowi warunek konieczny do skorzystania z możliwości przeniesienia danych pracowniczych do ZUS. Nie ma terminu na złożenie oświadczenia ZUS OSW, jednak należy pamiętać, że wycofanie oświadczenia będzie możliwe tylko do dnia złożenia pierwszego raportu ZUS RIA.

• raportu Informacyjnego ZUS RIA – zakres danych przedstawionych w raporcie umożliwi ZUS przyznanie świadczeń bez przekazywania dodatkowej dokumentacji ze strony pracodawcy. Raporty ZUS RIA będą musiały zostać przekazane w ciągu roku od złożenia oświadczenia ZUS OSW, jeśli pracownik zakończył pracę przed złożeniem oświadczenia lub wraz z wyrejestrowaniem na dokumencie ZUS ZWUA, jeśli pracownik zakończył pracę po złożeniu oświadczenia. Pracodawca będzie zobowiązany przekazać zwalnianemu pracownikowi raport ZUS RIA w wersji papierowej, a po upływie 10 lat od złożenia raportu wydać mu dokumenty związane z jego zatrudnieniem. W raporcie znajdziemy informacje za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. obejmujące:  wypłacone przychody niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty, okresy wykonywania pracy nauczycielskiej w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć, okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego, informację z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany, a nadto informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy lub ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy.

System Millenium zostanie dostosowany do zmian, tak by było możliwe generowanie nowych formularzy i transfer szerszego zakresu danych do ZUS, nadto umożliwione zostanie sporządzenie wykazu pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. w celu przygotowania raportów ZUS RIA.

05.11.2018
Zmiany w przechowywaniu akt pracowniczych

Zmiany w przechowywaniu akt pracowniczych

Ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357) wprowadzono nowe przepisy, które zmieniają długość okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt pracowniczych, w tym  możliwość ich elektronizacji.
Na mocy niniejszej ustawy, od 1 stycznia 2019 r.  pracodawcy będą mieli obowiązek przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników przez 10 lat.

10-letni okres przechowywania dokumentów dotyczy pracowników:

• zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.
• zatrudnionych w latach 1999 a 2019, pod warunkiem, że pracodawca złoży do ZUS:
                ◦ oświadczenie (ZUS OSW) oraz
                ◦ raport informacyjny (ZUS RIA). Ważne! Okres 10-lat biegnie od końca roku, w którym złożono  raport informacyjny).


Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat i nie ma znaczenia, czy osoba ta jeszcze pracuje, czy nie. Na dotychczasowych zasad pozostaje obowiązek przechowywania przez pracodawców  dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników wykonujących prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej, tj. obowiązek ten wynosi 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy

Skrócony okres przechowywania akt pracodawca będzie mógł zastosować dla dokumentów wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.

Art. 948 Kodeksu Pracy w brzmieniu od 01.01.2019 r. stanowi:
§ 1. Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą.
§ 2. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
§ 3. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Z powyższego przepisu wynika, że od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie mógł wybrać formę w jakiej będzie prowadził akta osobowe.

W przypadku pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r., i którzy już nie pracują, można skrócić okres przechowywania dokumentów.
W tym celu należy złożyć oświadczenie i przekazać do ZUS tzw. raporty informacyjne za pracowników i zleceniobiorców, których zatrudniałeś w latach 1999 – 2018.

Pragniemy poinformować, że System Millennium od wersji 2.4. udostępnia moduł e-teczki dający możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.
O szczegółach informować będziemy Państwa w Aktualnościach.

30.10.2018
12 listopada 2018 r. dniem wolnym od pracy

12 listopada 2018 r. dniem wolnym od pracy

W związku z pracami nad ustawą wprowadzającą w dniu 12 listopada 2018 roku dzień świąteczny, prowadzimy prace nad aktualizacją dostosowującą wymiar czasu pracy do przepracowania, zgodnie z zapowiadaną ustawą.

Udostępnienie użytkownikom zaktualizowanych norm czasu pracy  nastąpi dopiero po przyjęciu ustawy. 

30.08.2018
Rząd przyjął projekt ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych

Rząd przyjął projekt ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych

Pracodawcy będą tworzyć PPK dla wszystkich osób zatrudnionych (np. pracowników na etacie i zatrudnionych na umowie-zleceniu).

Obowiązek zawierania umów o zarządzanie PPK będzie wprowadzany stopniowo:
   • od 1 lipca 2019 r. dla podmiotów, które zatrudniają co najmniej 250 osób;
   • od 1 stycznia 2020 r. dla podmiotów zatrudniających co najmniej 50 osób;
   • od 1 lipca 2020 r. dla podmiotów zatrudniających co najmniej 20 osób;
   • od 1 stycznia 2021 r. dla pozostałych podmiotów oraz osób zatrudnionych  w jednostkach sektora finansów publicznych.

Każdy zatrudniony zostanie zapisany do programu automatycznie, ale będzie mógł się z niego wycofać - czyli oszczędzanie w PPK będzie dobrowolne. 
Jednocześnie uczestnik PPK, który zrezygnował z udziału w programie, w każdym momencie będzie mógł ponownie do niego przystąpić.
Wpłaty do PPK będą dokonywane przez podmiot zatrudniający i uczestnika programu.

Bomark Systemy Informatyczne przeprowadzi konfigurację Millennium ułatwiającą działania w związku z PPK.

 

08.06.2018
e-ZLA w Millennium

e-ZLA w Millennium

Zwolnienia lekarskie na papierowym formularzu (ZUS ZLA) mogą być wystawiane jeszcze tylko do końca listopada 2018 r.
Od 1 grudnia 2018 r. lekarze będą już wystawiać wyłącznie zwolnienia elektroniczne.
Wystawione przez lekarza e-ZLA zostanie przekazane do ZUS automatycznie dzięki czemu pacjent nie musi dostarczać zwolnienia pracodawcy (w przypadku pracowników) albo ZUS (m.in. w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą).

Pragniemy przypomnieć, że System Millennium posiada funkcjonalność przyjmowania e-ZLA już od 1.03.2016r.

 

28.05.2018
Split payment w Millennium

Split payment w Millennium

1 lipca br. zaczyna obowiązywać w Polsce mechanizm podzielonej płatności tzw. split payment.

Regulacje dotyczą płatności za towar czy usługę zakupioną od podmiotów gospodarczych, czyli relacji B2B.
Od lipca płatność będzie realizowana na dwa odrębne rachunki bankowe: wartość netto zakupu będzie wpłacana bezpośrednio na rachunek bankowy dostawcy, natomiast wartość VAT na jego specjalne konto (rachunek VAT).
Firmy, które planują wykorzystać split payment powinny zaktualizować Millennium do nowych wymogów prawnych.

O gotowości do aktualizacji Millennium powiadomimy na naszej stronie oraz w kierowanych do Państwa indywidualnie pismach.

23.05.2018
Aktualizacja Millennium w związku z RODO

Aktualizacja Millennium w związku z RODO

Pragniemy poinformować, że od dnia 21.05 dostępna jest aktualizacja do wersji 2.2.0.6253 (następnie dostępne będą kolejne aktualizacje).
Zawiera ona zmiany odnośnie RODO:
- użytkownik ma możliwość wyszukiwania informacji zapisanych w logu systemowym,
- źródeł danych, z których pochodzą dane osobowe nieotrzymane od pracownika,
- odbiorców, do których wysyłane są dane osobowe z Systemu Millennium,
- sprzeciwów pracowników dotyczących przetwarzania ich danych osobowych,
- eksportu danych do formatu XML na życzenie pracownika.

RODO